Verwerkersovereenkomst Recyclebeheer

Versie 2026-10-08.3

1 Partijen en opdracht

De klant die namens zijn onderneming een abonnement afsluit is verwerkingsverantwoordelijke. Recyclebeheer, Postbus 1563, 8001 BN Zwolle, KvK 62566903, is verwerker voor de persoonsgegevens in de klantadministratie. De bevoegde hoofdgebruiker accepteert deze overeenkomst elektronisch namens de klant. Recyclebeheer legt het akkoord, de datum, de documentversie en de geaccepteerde tekst vast.

2 Onderwerp, duur en aard

De verwerking betreft hosting, opslag, raadplegen, wijzigen, verwijderen en op aanwijzing versturen of exporteren van klantadministratie. De verwerking duurt zolang de dienst en overeengekomen verwijderafhandeling lopen. De klant bepaalt doeleinden, gegevens en grondslag.

3 Gegevens en betrokkenen

Betrokkenen zijn contactpersonen, particuliere relaties en medewerkers. Gegevens kunnen namen, zakelijke/contact- en adresgegevens, klantnummers, offerte- en factuurgegevens, betalingen, opmerkingen en artikelfoto’s omvatten. Bijzondere persoonsgegevens, identiteitsbewijzen en BSN’s horen niet in deze dienst.

4 Gedocumenteerde instructies

Verwerker verwerkt uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder ingestelde rechten, mailontvangers en export- of verwijderverzoeken. Verwerker meldt het als een instructie naar zijn oordeel strijdig is met gegevensbeschermingsrecht. Bij een wettelijke verwerkingsplicht informeert verwerker vooraf, tenzij de wet dit verbiedt.

5 Geheimhouding en toegang

Alleen bevoegde personen krijgen de voor hun werkzaamheden noodzakelijke toegang en zijn gebonden aan vertrouwelijkheid. Platformondersteuning wordt herkenbaar uitgevoerd en beheergebeurtenissen worden geregistreerd. Andere klantbedrijven krijgen geen toegang.

6 Beveiliging

Recyclebeheer gebruikt wachtwoordhashes, rechten per medewerker, gescheiden administratietabellen en bedrijfsopslag, sessie- en CSRF-beveiliging, registratie van beheeracties en privéconfiguratie buiten de openbare website. Website, e-mailopslag en back-ups bevinden zich binnen de Europese Unie. Back-ups zijn maximaal één maand beschikbaar voor herstel. Toegang tot back-ups is beperkt tot bevoegde personen. Bij herstel worden eerdere verwijderingen opnieuw uitgevoerd vóór heropening van de dienst. Beveiligingsmaatregelen worden beoordeeld bij relevante wijzigingen en incidenten.

7 Subverwerkers en doorgifte

Recyclebeheer kan subverwerkers inschakelen voor hosting, back-ups en e-mail, uitsluitend na voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de klant. Bij algemene toestemming informeert Recyclebeheer de klant vooraf over toevoeging of vervanging, met gelegenheid om bezwaar te maken voordat de wijziging wordt uitgevoerd. Recyclebeheer legt subverwerkers gelijkwaardige verplichtingen op en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun uitvoering. Verwerking van klantadministratie buiten de EER vindt alleen plaats op gedocumenteerde instructie of met de vereiste toestemming en een geldige doorgiftewaarborg. Google Ads wordt niet gebruikt om de inhoud van klantadministraties te verwerken; advertentiemeting valt onder de afzonderlijke privacyverklaring.

8 Datalekken

Verwerker informeert de klant zonder onredelijke vertraging na bekendwording van een inbreuk op persoonsgegevens. De informatie omvat, voor zover bekend, aard, getroffen betrokkenen/gegevens, mogelijke gevolgen, maatregelen en contactpunt. Ontbrekende informatie volgt zonder onnodige vertraging. De klant beslist over meldingen aan toezichthouder en betrokkenen; verwerker ondersteunt daarbij.

9 Verzoeken en ondersteuning

Verwerker ondersteunt de klant, rekening houdend met de verwerking en beschikbare informatie, bij privacyrechten, beveiligingsverplichtingen, datalekbeoordeling, DPIA’s en voorafgaande raadpleging. Verzoeken van betrokkenen over klantadministratie worden doorgeleid naar de klant en niet zelfstandig buiten de opdracht afgehandeld.

10 Controle en aantoonbaarheid

Verwerker verstrekt de informatie die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en maakt audits en inspecties door de klant of diens gemachtigde mogelijk. Partijen stemmen praktische uitvoering af, met bescherming van andere klantgegevens. Afstemming mag de wettelijke controlemogelijkheid niet feitelijk uitsluiten.

11 Einde en verwijderen

Bij het einde van de dienstverlening kan de klant kiezen voor verwijdering of teruggave gevolgd door verwijdering. Definitieve facturen en overzichten kunnen als PDF en Excel worden gedownload. Voor volledige teruggave van persoonsgegevens, inclusief gegevens die niet in die download staan, neemt de hoofdgebruiker contact op via info@recyclebeheer.nl. Recyclebeheer levert deze gegevens op verzoek in Excel of CSV, documenten als PDF en aanwezige afbeeldingen in hun oorspronkelijke bestandsformaat, via een afgeschermde overdracht aan een gecontroleerde ontvanger. Daarna worden de persoonsgegevens en bestaande kopieën verwijderd, tenzij wettelijke bewaring vereist is. Vanaf drie maanden na afloop zonder verlenging kan Recyclebeheer het account en de eigen administratie handmatig verwijderen, na voorafgaande waarschuwing en minimaal één maand gelegenheid om te reageren. Verlenging vóór verwijdering beëindigt dat traject. Afgeschermde back-ups kunnen nog maximaal één maand gegevens bevatten; eerdere verwijderingen worden na herstel opnieuw uitgevoerd. Eigen abonnementsfacturen van Recyclebeheer vallen onder diens afzonderlijke verantwoordelijkheid en wettelijke bewaarplicht.

12 Contact en vaststelling

Voor vragen, instructies, privacyverzoeken en meldingen over deze overeenkomst is Recyclebeheer bereikbaar via info@recyclebeheer.nl. De hoofdgebruiker is het contactpunt namens de klant. Deze overeenkomst vormt de verwerkersafspraak bij de dienstverlening van Recyclebeheer. Voor noodzakelijke ondersteuning gelden geen afzonderlijke kosten zonder voorafgaande schriftelijke afspraak. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaan voor de verwerking van klantadministratie de bepalingen van deze overeenkomst voor.