Privacyverklaring Recyclebeheer

Versie 2026-10-08

1. Wie wij zijn

Recyclebeheer biedt via recyclebeheer.nl software voor offertes, facturen en bedrijfsadministratie. Je kunt ons bereiken via info@recyclebeheer.nl of per post: Postbus 1563, 8001 BN Zwolle. Ons KvK-nummer is 62566903.

Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, gebruikers en contactpersonen. Voor onze eigen accountadministratie, abonnementen, ondersteuning, beveiliging en advertentiemeting is Recyclebeheer verwerkingsverantwoordelijke.

Voor persoonsgegevens die klanten in hun eigen administratie opnemen, handelt Recyclebeheer als verwerker in opdracht van de klant. Die klant bepaalt het doel en de grondslag van de verwerking. Onze verwerkersovereenkomst bevat de afspraken hierover.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken bedrijfs- en contactgegevens, waaronder naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, adres, KvK- en btw-gegevens, en gegevens die je zelf invult. Ook verwerken wij gebruikersrollen, bevoegdheden, accountactivatie, beveiligd opgeslagen wachtwoordgegevens en vastgelegde akkoorden met juridische documenten.

Voor abonnementen verwerken wij looptijd, gekozen modules, factuurgegevens en betaalstatus. Bij contact verwerken wij jouw contactgegevens en de inhoud van het bericht. Voor beveiliging verwerken wij technische gegevens en gebeurtenissen, zoals inlogpogingen en beheeracties. Applicatielogs kunnen een gehashte IP-identificatie bevatten; serverlogs kunnen IP-adressen bevatten.

Jouw administratie kan persoonsgegevens bevatten in relaties, offertes, facturen, betalingen, opmerkingen en afbeeldingen. Vul alleen noodzakelijke gegevens in. De dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, identiteitsbewijzen, BSN’s of strafrechtelijke gegevens.

3. Doelen en wettelijke grondslagen

Wij verwerken gegevens voor registratie, toegang, dienstverlening, abonnementsbeheer en ondersteuning. Wanneer je zelf contractspartij bent, doen wij dit om de overeenkomst uit te voeren. Voor noodzakelijke communicatie met zakelijke contactpersonen en medewerkers gebruiken wij ons gerechtvaardigde belang om de dienstverlening te organiseren.

Onze eigen fiscale administratie verwerken wij vanwege wettelijke verplichtingen. Beveiliging, misbruikonderzoek en geschilafhandeling baseren wij op ons gerechtvaardigde belang om de dienst en betrokkenen te beschermen. Daarbij wegen wij jouw privacybelangen mee.

Google Ads-tracking baseren wij op afzonderlijke toestemming. Akkoord met algemene voorwaarden of de verwerkersovereenkomst is geen toestemming voor advertentietracking. Account-, factuur- en abonnementsberichten zijn dienstberichten.

Verplichte registratiegegevens zijn nodig om de dienst te leveren. Zonder deze gegevens kunnen wij geen account aanmaken. Facultatieve velden hoef je niet in te vullen. De klant bepaalt zelf de grondslag voor persoonsgegevens in zijn eigen administratie. Wij gebruiken die administratie niet voor onze eigen reclame.

4. Wie gegevens ontvangt

Alleen bevoegde personen hebben toegang voor hun werkzaamheden. Medewerkers van jouw bedrijf krijgen toegang volgens hun rechten. De platformbeheerder kan ondersteuning bieden; beheeracties worden vastgelegd.

Wij gebruiken dienstverleners voor hosting, back-ups, e-mail en, bij aansluiting, betalingsverwerking. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende verwerkersafspraken. Gegevens worden alleen gedeeld voor zover noodzakelijk.

Als je documenten mailt naar een klant, leverancier, boekhouder of boekhoudsysteem, ontvangen de door jou gekozen ontvangers die documenten. Jij controleert deze ontvangers. Geselecteerde informatie die je in een websitecatalogus publiceert, is openbaar. Andere aangesloten bedrijven krijgen via hun account geen toegang tot jouw administratie.

Google ontvangt gegevens voor toegestane advertentiemeting zoals beschreven bij punt 7. Externe contact- of betaallinks brengen je naar een andere dienst, met een eigen privacybeleid. Wij verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen worden verstrekt als een wettelijke verplichting dit vereist.

5. Opslag en internationale doorgifte

Onze hosting, e-mailopslag en back-ups bevinden zich binnen de Europese Unie.

Voor Google Ads kunnen gegevens door Google Ireland Limited en Google LLC worden verwerkt, ook in de Verenigde Staten. Google beschrijft hiervoor waarborgen, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers en toepasselijke standaardcontractbepalingen. Meer informatie: policies.google.com/privacy/frameworks. Via info@recyclebeheer.nl kun je een toelichting op de toepasselijke waarborgen vragen.

6. Bewaartermijnen en verwijdering

Accountgegevens en de klantadministratie bewaren wij tijdens het gebruik van de dienst. Een verlopen abonnement verwijdert niets automatisch. Vanaf drie maanden na afloop zonder verlenging komt het account met de eigen administratie in aanmerking voor handmatige verwijdering door Recyclebeheer. De klant ontvangt vooraf een waarschuwing. Een verlenging vóór verwijdering beëindigt dit verwijdertraject.

Je kunt zelf verwijdering aanvragen of de beschikbare verwijderfunctie gebruiken. Download en bewaar vooraf documenten die je nodig hebt. Jouw eigen wettelijke administratieverplichtingen blijven jouw verantwoordelijkheid.

Contact- en ondersteuningsberichten bewaren wij tot twee jaar na afhandeling. Beveiligingslogs bewaren wij maximaal drie maanden. Bij een incident of geschil bewaren wij alleen relevante informatie langer, zolang dat nodig is voor de afhandeling of een wettelijke verplichting.

Onze eigen abonnementsfacturen en bijbehorende fiscale administratie blijven bewaard zolang de toepasselijke fiscale wetgeving dat vereist. Een verwijderverzoek verandert die verplichting niet.

Back-ups zijn maximaal één maand beschikbaar voor herstel. Verwijderde gegevens kunnen in die periode nog in afgeschermde back-ups staan. Deze gegevens gebruiken wij niet voor gewone dienstverlening. Bij herstel voeren wij eerdere verwijderingen opnieuw door.

7. Cookies en Google Ads

Wij gebruiken noodzakelijke cookies voor inloggen en beveiligde handelingen. Hiervoor is geen toestemming nodig. De functionele sessiecookie heet recyclebeheer_sessie en is ingesteld als sessiecookie.

Recyclebeheer gebruikt Google Ads voor advertenties en voor het meten of een advertentie tot een registratie leidt. Advertentietracking wordt alleen na jouw toestemming ingeschakeld. Je kunt weigeren en de website blijven gebruiken. Via de cookie-instellingen kun je jouw keuze wijzigen of toestemming intrekken. Je cookiekeuze en het bewijs daarvan, inclusief tijdstip, versie en een gehashte IP-identificatie, bewaren wij maximaal zes maanden.

Bij conversiemeting kunnen een advertentieklik-identificatie, cookie-identificatoren, IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina, tijdstip en het feit dat een registratie is voltooid worden verwerkt. Wij sturen geen inhoud van klantadministraties, namen, e-mailadressen of facturen als onderdeel van deze conversiemeting naar Google.

Voor deze meting hanteren wij een meetperiode van maximaal 90 dagen na een advertentieklik. De opslagduur per advertentiecookie wordt in de cookie-instellingen vermeld. Google kan gegevens volgens zijn eigen bewaarbeleid bewaren; de meetperiode is geen algemene verwijdertermijn voor alle gegevens bij Google. Lees policies.google.com/technologies/cookies en policies.google.com/privacy.

Wij gebruiken deze inrichting niet voor remarketing, gepersonaliseerde doelgroepen of enhanced conversions waarbij contactgegevens aan Google worden doorgegeven. Als wij zulke functies toevoegen, passen wij de informatie en toestemmingskeuze vooraf aan.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde wachtwoordopslag, toegangsrechten, afgeschermde configuratie, beveiligde verbindingen en gescheiden bedrijfsadministraties. Toegang is beperkt tot bevoegde gebruikers en dienstverleners. Geen enkele beveiliging sluit ieder risico uit.

9. Jouw rechten

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur een verzoek naar info@recyclebeheer.nl. Wij kunnen noodzakelijke informatie vragen om jouw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij laten dit binnen de eerste maand weten.

Gaat het om gegevens in de administratie van een klant van Recyclebeheer? Neem dan eerst contact op met die klant. Wij helpen die klant bij de behandeling van het verzoek volgens onze verwerkersafspraken.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen over personen.

10. Wijzigingen

Wij werken deze verklaring bij wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Over belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers waar dat passend is. Deze versie is gedateerd op 8 oktober 2026.